档案数字化副本

《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）规定，纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。纸质档案数字化成果中的数字图像就是档案数字化副本。

一般，档案数字化副本是指将纸质档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案等传统载体档案进行数字化转换，形成以数字形态存在的能被计算机识别的数据。

1.档案数字化副本的文件格式

纸质档案：TIFF、JPEG、PDF、PDF/A、OFD;

照片档案：TIFF、JPEG、PDF、OFD;

录音档案：WAV、MP3；

录像档案：MPG、MP4、FLV、AVI；

二维图像 : TIFF、JPEG、PDF、OFD；

几何数据:3DS、3DMAX、3DM、FLT、0BJ、WRL、DAE；

纹理数据：JPG、TIFF、PNG、DDS、TGA；

环物摄影：AVI、MXF；

2.档案数字化副本获取的方式

纸质档案、照片档案一般通过平板（高速）扫描仪进行数字化扫描；

录音档案、录像档案一般通过模数转换设备进行采集转换；

实物档案可以通过平板扫描仪或三维扫描仪进行数字化扫描、摄影；

电子档案

电子文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。电子文件由内容、结构、背景组成。

电子档案是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

1.电子档案的收集要求

应齐全、完整地收集电子文件及其组件，电子文件内容信息与其形成时保持一致，包括但不限于以下6个方面的要求：

①同一业务活动形成的电子文件应齐全、完整；

②电子公文的正本、正文与附件、定稿或修改稿、公文处理单等应齐全、完整，电子公文格式要素符合GB/T 9704—2012的有关要求；

③在计算机辅助设计和制造过程中形成的产品模型图、装配图、工程图、物料清单、工艺卡片、设计与工艺变更通知等电子文件及其组件应齐全、完整；

④声像类电子文件应能客观、完整地反映业务活动的主要内容、人物和场景等；

⑤邮件、网页、社交媒体类电子文件的文字信息、图像、动画、音视频文件等应齐全、完整，网页版面格式保持不变。需收集、归档完整的网站系统时，应同时收集网站设计文件、维护手册等；

⑥以专有格式存储的电子文件不能转换为通用格式时，应同时收集专用软件、技术资料、操作手册等。

2.电子文件归档格式

（1）电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定硬软件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持同级国家综合档案馆向长期保存格式转换。

（2）电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T 47—2009执行，可采用PDF、PDF/A格式。

（3）以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按以下要求归档：

①电子公文正本、定稿、公文处理单应以版式文件格式，其他电子文件、电子文件组件可以版式文件、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式归档；

②电子文件及其组件按顺序合并转换为一个版式文件。

（4）在计算机辅助设计与制造过程中形成的科技类电子文件应按以下要求归档：

①二维矢量文件以SVG、SWF、WMF、EMF、EPS、DXF等格式归档；

②三维矢量文件，需永久保存的应转换为STEP格式归档，其他可根据需要转为二维矢量文件归档。

（5）以数据库文件形成的科技、专业类电子文件，应根据数据库表结构及电子档案管理要求转换为以下格式归档：

①以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档。

②参照纸质表单或电子表单版面格式，将应归档数据库数据转换为版式文件归档。

（6）照片类电子文件以JPG、TIF等格式归档；录音类电子文件以WAV、MP3等格式归档；录像类电子文件以MPG、MP4、FLV、AVI等格式归档，珍贵且需永久保存的可收集、归档一套MXF格式文件。

（7）公务电子邮件以EML格式，网页、社交媒体类电子文件以HTML等格式归档。

（8）专用软件生成的电子文件原则上应转换成通用格式归档。