一、电子文件归档原则

电子文件归档与电子档案管理应遵循纳入单位信息化建设规划、技术与管理并重、便于利用和安全可靠的原则。

应对电子文件、电子档案实施全程和集中管理，确保电子档案的真实性、可靠性、完整性与可用性。

二、电子文件及元数据归档范围

（一）电子文件归档范围

1.反映单位职能活动、具有查考和保存价值的各门类电子文件及其元数据应收集、归档。

2.文书类电子文件归档范围按照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。

3.照片、录音、录像等声像类电子文件归档范围参照GB/T 11821—2002执行。

4.科技类电子文件的归档范围按照GB/T 11822—2008、DA/T 28—2002等标准执行。

5.各种专业类电子文件归档范围按照国家相关规定执行。

6.邮件类电子文件的归档范围按照DA/T 32—2005等标准执行。

7.网页、社交媒体类电子文件归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。

（二）电子文件元数据归档范围

1.应归档电子文件元数据应与电子文件一并收集、归档。

2.文书类电子文件应归档元数据至少包括：

（1）题名、文件编号、责任者、日期、机构或问题、保管期限、密级、格式信息、计算机文件名、计算机文件大小、文档创建程序等文件实体元数据；

（2）记录有关电子文件拟制、办理活动的业务行为、行为时间和机构人员名称等元数据，应记录的拟制、办理活动包括：发文的起草、审核、签发、复核、登记、用印、核发等，收文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等。

3.科技、专业、邮件、网页、社交媒体类电子文件应归档元数据可参照要求执行。

4.声像类电子文件应归档元数据包括题名、摄影者、录音者、摄像者、人物、地点、业务活动描述、密级、计算机文件名等。

三、电子文件归档时间

电子文件形成或办理部门应定期将已收集、积累并经过整理的电子文件及其元数据向档案部门提交归档，归档时间最迟不能超过电子文件形成后的第2年6月。

四、电子文件归档方式

应基于安全的网络环境或专用离线存储介质，采用在线归档或离线归档方式，在线归档是指通过计算机网络，将电子文件及其元数据向电子文件管理系统（档案部门）移交。逻辑归档必然是在线的。离线归档是指将电子文件及其元数据存储到可脱机存储的载体上，向电子文件管理系统（档案部门）移交。当电子文件的形成系统没有在线归档功能，或者当电子文件形成机构与电子文件归档管理机构不同时，较多地采用离线归档的方式。

五、电子文件及元数据归档格式

（一）电子文件的归档格式

电子文件归档格式应具备格式开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等性能，能够支持向长期保存格式转换。电子文件应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照《版式电子文件长期保存格式需求》执行，可采用OFD、PDF／A格式。各个类型的电子文件归档格式按照相关规定执行。

（二）元数据的归档格式

元数据的归档格式应根据归档接口以及元数据形成情况确定：

（１）经办公自动化系统、业务系统形成的各门类电子文件元数据以web service归档接口或归档电子文件及其元数据的规范存储结构作为归档接口时，可以ET、XLS、DBF、XML等任一格式归档；以中间数据库归档接口为归档接口时，可与电子文件一并由业务系统数据库推送至中间数据库，也可再由中间数据库导出数据库数据文件。

（２）声像类电子文件元数据、在单台计算机中经办公、绘图等应用软件形成的电子文件，可以ET、XLS、DBF等格式归档。