档案数字化加工的验收准备工作是确保项目顺利完成并达到预期质量的重要环节。根据《纸质档案数字化规范》及相关实践经验，验收准备工作主要包括以下几个方面：

一、成立验收组

· 组建验收团队：档案部门应成立专门的验收组，负责对纸质档案数字化成果进行验收。验收组成员应具备相关专业知识和经验，以确保验收工作的专业性和准确性。

二、制定验收标准

· 明确验收要求：制定详细的档案数字化验收标准，包括检查的内容、质量要求、验收标准等。这些标准应基于招标文件和合同要求，确保验收工作的规范性和一致性。

三、准备验收环境

· 验收场所：为档案数字化验收准备合适的场所，确保环境整洁、安全，并配备必要的设备。

· 设备准备：准备验收所需的计算机、扫描仪、打印机等设备，并确保其正常运行。

四、收集验收资料

· 项目资料：收集档案数字化项目的相关资料，包括合同、项目计划、工作日志、工作流程单、扫描工作单、图像处理工作单、数据录入工作单等。

· 数字化成果：整理数字化成果，包括数字图像、档案目录数据、元数据、存储载体等，确保这些成果完整、准确。

五、进行数量统计

· 总量与分量：按照招标文件和合同的要求，做好数字化成果的数量统计工作。既要有总量，也要有分量，即每个门类、全宗、分类、年度、期限的数量。

· 扫描与著录：统计数字化扫描的数量和整理、著录的数量。如果是插卷进行数字化的，还需要标识插卷部分的卷件号范围。

· 数据真实性：确保统计数据的真实性和有效性，如隐藏文件、无效文件、重复文件不能计算在扫描数量中，重复目录、空白目录不能记录在著录数量中等。

六、整理装订装盒

· 整理加工：各类型档案按照相应的整理规则进行整理加工。

· 装订装盒：数字化完毕应立即装订、装盒，注意按照统一标准进行操作，如直角装订、三孔一线、盒内档案排列顺序、背脊填写等。

· 分类标识：将装盒后的档案有序放入临时架进行摆放待验收，注意做好分类标识。

七、打印纸质目录

· 目录打印：按照相关规则标准打印归档文件目录或其他门类档案的对应目录。注意著录的目录数据要符合著录规则要求，无明显错误；打印时需注意字体、字号、每页目录数量、行距、页边距、正反面设置等要求；使用规范目录夹进行装订，装订整齐美观；装订时注意档案门类、全宗、分类、年度、期限的区分。

· 同步更新：平时质检、抽查、验收过程中发现有错误的，要及时更正电子数据，同步调整纸质目录，如错误量大将全部重新打印。

八、数据备份

· 数据转换：将档案目录数据转换成XML、EXCEL等格式。

· 扫描件备份：档案原文要能够有一份三套扫描件，即原始扫描件、图像处理扫描件、PDF合并利用扫描件，三套扫描件要能够数量一一对应。

· 载体选择：备份的载体应使用脱机的大容量硬盘，推荐使用大厂、名牌产品以确保数据安全。

九、撰写申请报告

· 内容要求：项目参与企业应认真总结项目开展情况、完成情况等，并撰写详细的申请报告。申请报告主要包括公司介绍、项目介绍、项目开展情况、项目完成情况、项目验收的计划安排等内容。

· 及时提交：申请报告应及时提交给业主单位，以便业主单位安排验收工作。

十、其他准备工作

· 项目文档整理：收集并整理档案数字化过程中形成的各种文档资料，如工作人员名单、访客名单、设备登记表、安全审查报告、保密承诺书、档案交接单等。

· 引入专业工具：可以引入专业的项目交付验收工具，如“畅影云检”，以提高验收效率和准确性。

综上所述，档案数字化项目的验收准备工作涉及多个方面，需要项目团队精心组织和准备，以确保验收工作的顺利进行和项目的成功交付。