文件材料的收集是档案管理中的重要环节，它直接关系到档案的完整性和准确性。以下是一些关于文件材料收集的方法和注意事项：

一、收集方法

1、随时收集法：

文件办理完毕随时收：在收文和发文程序中，当文书处理工作结束后，应及时收集文件材料，并盖上归档章（应用计算机管理档案的单位可免去此程序），以备整理。如收文传阅后对应归档的文件材料应存档；如发文当起草、领导签字、打印、盖章后，对应归档的文件材料，应立即收集该份文件材料的正文和底稿。

会议文件及时收：对于本机关召开会议的文件材料，会议结束后应立即收集；对于本机关人员参加上级或从外机关带回的文件材料，与会人员应积极主动将会议材料向文秘档案人员移交。

人员变动提前收：当机关工作人员调动、辞职、退休或工作变动等情况发生时，文档人员应提前与人事部门取得联系，了解人员变动情况，并提前向变动人员收集文件材料。

2、定期收集法：

可以设定固定的时间周期（如一周、一个月）进行一次清理收集，确保文件材料不遗漏、不散失。

3、责任到人法：

将文件材料的收集工作落实到具体人员头上，并与其工作职责和年度目标考核挂钩，确保收集工作得到有效执行。

4、制度约束法：

制定完善的文件材料收集归档制度，明确收集范围、时间、原则、要求及奖惩办法等，使收集工作有章可循、有据可依。

5、催促收集法：

对于“帐外文件”（如外出签定的合同、协议书、会议文件材料等）和难以掌握的文件材料，文档人员应积极主动催促相关人员移交。

二、收集要求

1、齐全完整：

收集归档的文件材料应能够全面地、系统地反映本单位的工作面貌，确保各类文件材料的组成要件收集齐全完整。

2、真实可靠：

收集归档的文件应是本单位工作中的原始记录材料，能够真实地记录本单位的工作历史，有效维护各方面的合法权益。

3、及时有效：

能够按照统一的时间规定，将纳入归档范围的文件材料完整收集、规范整理和及时归档，避免形成零散文件或影响归档文件整理质量和利用。

三、注意事项

1、遵循全宗原则：

一个机关形成的档案具有内在联系，是一个有机整体，应作为一个全宗完整保存起来。在收集文件材料时，要保持归档文件内容的完整性和连续性。

2、严格执行归档范围规定：

依照本单位文件材料归档范围开展归档文件收集工作，具体落实相关部门、岗位的归档责任。

3、遵循文件生命周期规律：

遵从文书处理特别是文件归档制度要求，确定适当的归档策略。既要及时收集避免散失，又要防止把尚未办理完毕的文件材料过早地集中起来。

4、严格遵循相关标准和规范：

在收集、整理、归档过程中，应严格遵循相关标准和规范，确保归档文件材料的标准化和规范化。

通过以上方法和注意事项的实施，可以确保文件材料收集工作的顺利进行，为后续的档案管理和利用工作奠定坚实基础。