归档的文件材料需要遵循一系列严格的归档要求，以确保档案的完整性、准确性和可追溯性。以下是一些主要的归档要求：

一、文件材料的完整性和真实性

齐全完整：归档的文件材料应收集齐全，核对准确、完整，确保没有遗漏或缺失。

内容真实：文件材料的内容应真实可靠，反映实际工作情况，不得有虚假或伪造的信息。

二、文件材料的制作和书写要求

质地优良：归档的文件材料应使用质地优良、耐久性强的纸张和书写材料，以确保长期保存。

字迹清楚：手写部分应使用毛笔、黑色签字笔、炭素墨水或蓝黑墨水钢笔书写，字迹应清晰可辨。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水钢笔、红墨水钢笔书写，因为这些书写材料容易褪色或模糊。

图样清晰：图样、图表等应清晰整洁，便于查阅和利用。

三、文件材料的外观和整理要求

外观整齐：归档案卷的外观应整齐美观，尺寸大的文件材料应通过裁剪、折叠等方式使其整齐划一；尺寸小的文件材料应粘贴在正规文件用纸上，以保证与整卷大小一致。

去除金属物：归档文件材料中不能有金属物，整理时必须去除金属物，以防腐蚀或损坏文件。

编写页号：归档文件材料要以卷为单位用铅笔在有文字的页面上逐页编写流水页号，页号编在正面的右上角，反面的左上角。没有文字的页面不必编写页号。

四、文件材料的原件和复印件要求

原件优先：归档的文件材料原则上必须是原件，以确保其真实性和法律效力。一般禁止用复印件归档；但如有特殊情况，如原件无法获取或已遗失，可使用复印件代替，但需注明原因并加盖单位公章。

重要文件双份归档：对于重要的文件材料，应归档两份以确保其安全性和可追溯性。

五、电子文件归档要求

必须归档：有电子文件的必须归档，并与纸质文件同步管理。

格式规范：电子文件应使用规范的格式进行存储和命名，以便于检索和利用。

安全存储：电子文件应存储在安全可靠的存储介质中，并定期进行备份和检查以防止数据丢失或损坏。

六、归档手续和移交要求

编制移交清单：各科室将文件材料向档案室移交时，应编制“归档移交清单”，一式二份，经交接双方核对签字后各留一份以备考查。

履行移交手续：向档案馆移交档案必须履行手续，由移交单位、部门填写或打印案卷移交目录一式两份，档案馆根据移交目录验收无误后，交接双方在移交目录上签名盖章并各存一份备查。

七、归档时间和频率

定期归档：学校各党政部门和按自然年度归档的部门应在次年6月底前归档；各教学单位和按学年归档的部门应在下一学年寒假前归档；科研、基建等部门应在项目完成后2个月内归档；财会档案在财务处保存3年后于第4年的6月底前向档案馆移交。

随时归档：提倡平时立卷随时归档即一项工作、活动完成后立即将有关的文件材料整理归档以避免因时间长而造成文件材料丢失或毁损保证归档档案质量。

综上所述归档的文件材料需要遵循一系列严格的归档要求以确保档案的完整性、准确性和可追溯性。这些要求涵盖了文件材料的收集、制作、书写、整理、原件复印件处理、电子文件归档、归档手续和移交以及归档时间和频率等多个方面。