新修订的《档案法》第五章第四十条规定：“档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。有条件的档案馆应当建设数字档案馆。”

《“十四五”全国档案事业发展规划》明确要加速数字档案馆(室)建设，指出要“推进机关、团体、企业事业单位和其他组织建设与业务系统相互衔接的电子档案管理信息系统。加强电子档案长期保存技术和管理研究，创建科学的可信存储与验证体系，保证电子档案真实性、完整性、可用性、安全性。”

随着我国信息化进程的加速，办公自动化的兴起，建设数字档案馆已经成为各级各类档案馆适应时代和社会发展的必然选择，更是提升档案信息化整体水平的重要举措。

数字档案馆是建立在现代信息技术普遍应用基础上，利用数字化手段，以综合档案信息资源为处理核心，对数字档案信息资源进行管理，通过高速宽带通信网络设施相连接和提供利用，实现资源共享的超大规模、分布式数字信息系统。

那么，相较于传统档案馆，数字档案馆具有哪些独有的特征和功能?各级各类档案馆应如何建设数字档案馆?又该如何解决实践过程中遇到的问题?

一、数字档案馆的基本特征

■ 档案资源数字化

数字档案馆以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、音频、视频等，通过数字化加工的方式，实现档案实体“虚拟化”，从而压缩存储空间，改进组织形式。

■ 信息结构标准化

这是数字档案馆信息传输和共享的前提。在数字档案馆中，档案信息的组织必须采用统一的标准规范，比如统一的文件格式、著录标准、元数据标准等等，以确保档案数据库中同类信息格式一致，为信息资源共享奠定基础。

■ 信息传输网络化

数字档案馆依赖于网络而存在，通过网络将用户端、web服务器、数据库、检索系统等组成部件连接起来，实现对数字档案信息的收集、管理、移交和利用，从而加快信息传递与反馈的速度。

■ 档案管理系统化

将档案业务流程、标准规范固化在数字档案馆系统中，实现对档案和档案材料的系统化、规范化管理。

■ 档案利用知识化

将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源，在知识单元的基础上有机组织并连接起来，以档案利用需求为导向，主动为用户提供个性化档案信息和决策支持服务。

二、数字档案馆的主要功能

1、多层面信息采集捕获

通过多层面的信息采集，形成社会综合信息资源库。内容涵盖传统馆藏档案、各立档单位的档案文件资料、具有档案性质的行业或专题信息资源库，以及其他零散无序、具有档案价值的经过整理、组织、加工并纳入数字档案馆数据库的信息;其载体形式包括图形、图像、语音、视频等更为广阔的领域。

2、海量数据接收、存储和管理

通过数字化技术将现有的馆藏数字化，在线接收或脱机接收各立档单位归档的电子文件及其元数据。在此基础上，将不同格式和类型的数字化档案信息转换成统一格式，进行压缩处理和储存。后续的档案数字资源管理工作，主要包括：档案整理、实体档案利用管理、实体档案保管、档案编研、档案统计、档案鉴定等。

3、数据有效访问和查询

提供目录级和文件级查询服务、基于内容的多媒体信息检索服务，以及借阅管理和调用控制功能。利用者通过网络，可以对数字档案资源(包括目录、索引和全文)进行远程查阅或调用。

4、便捷的信息发布与传播

分为光盘发布和网络发布两种形式。光盘发布是指将档案信息复制到光盘，用户只需执行光盘阅读程序，即可对档案信息进行浏览和检索。网上发布是通过网页制作软件，将编辑出来的数字档案信息放到网页上，通过局域网、政务网、公众网等，供用户使用。

5、安全保障体系

包括网络、系统、信息、物理等方面，指用可靠的技术措施和完善的管理制度来保证各方面的安全。比如，通过身份认证、数据加密、数字水印、数字签名、访问控制以及防火墙等技术，确保档案信息的安全与合理利用。

6、系统管理与维护

数字档案馆系统应具备审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等基本系统管理功能。完成系统建设后，还需对系统性能进行监控与优化，确保系统的稳定性，提高运行效率。

三、数字档案馆的建设内容

数字档案馆建设是一项系统工程，需要业务部门、档案管理部门、信息化部门和其他相关部门共同参与。根据新修订的《档案法》《数字档案馆建设指南》《企业数字档案馆(室)建设指南》，数字档案馆需要在基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系等方面进行全方位规划和实施，形成相互关联、相互协调的有机整体。

■ 基础设施建设

集成建设相对独立、稳定且兼容的数字档案馆基础设施，包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备等，适应当前馆藏档案基础数据存管需求和今后一定时期内数字档案增长需求，支撑数字档案馆的各项管理和服务。

■ 应用系统建设

应根据开放档案信息系统参考模型(Open Archival Information System)，开发或采用动态的、可扩展的信息网络系统，包括文档⼀体化系统数据接口、信息采集系统、档案信息管理系统、档案信息利用服务系统、运⾏维护跟踪管理系统等多个子系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化，确保数字档案馆海量数字资源的长久保存和有效利用。

■ 数字档案资源建设

包含原生数字档案信息源和次生数字档案信息源，前者主要由电子文件归档而来，后者主要是传统载体档案经由数字化加工转换而来。应用先进技术和手段，对数字档案资源进行校验，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。同时，全面推进馆藏数字档案基础数据库建设，建立数字档案资源总库和管理库、利用库、长期保存库，实现档案信息资源分层共享。

■ 保障体系建设

包括安全保障体系建设和标准规范体系建设。前者指配套涵盖经费、制度和人オ等各方面的保障体系，支撑数字档案馆建设、运行和维护，确保数字档案馆系统运行安全和档案信息安全。后者指完善各项标准，包括管理性、业务性和技术性的行政法规、业务规范、技术标准和管理制度等，确保数字档案资源的规范管理，保障数字档案馆运行顺畅。

四、数字档案馆建设存在的问题及对策

数字档案馆建设需要依赖各种数字化技术，也需要一系列基础工作的支持。当前，部分档案馆在实践中还有诸多问题亟需解决。

技术难题

数字档案馆建设会出现各种技术问题，涉及数字化设备的采购和更新、数字化技术的研发与应用、数据传输与储存、数据安全和防护等等。如果档案馆在信息技术方面比较薄弱，数字档案馆建设就难以顺利进行。

应对措施：加大投入，围绕数字化生成技术、海量数据存储和检索技术、异构系统和互操作技术、中间件技术和集群技术、数据加密和网络防护等关键技术，不断进行技术更新和升级，以适应不断变化的技术环境，解决大规模数据传输和存储、数据长期保存、数据安全防护等技术难题。

安全问题

未建立备份与灾难恢复机制，容易因硬件故障、病毒或恶意软件攻击、人为错误等，导致档案信息资源丢失;未建立内部安全管理机制，存在机密信息外泄、网络安全隐患。

应对措施：建立完善的备份和恢复机制，对数字档案进行定期备份，防止数据损失;建立内部安全管理机制，明确安全管理责任和要求，同时强化身份认证和访问控制，确保数字档案馆的安全运行。

管理难题

数字档案馆建设还面临着档案馆转型和管理模式的困局。一些档案馆由于未能制定相应的管理制度和规范，容易出现管理混乱和档案利用困难的问题。

应对措施：在思维方式和管理理念上进行转变，明确各项管理规定和责任，确保档案的真实性、完整性、可用性、安全性和可追溯性;培养专业的数字化档案管理人员，提高管理水平。

法律法规问题

法律法规和政策要求是数字档案馆建设的依据。由于部分档案馆对相关法律法规理解不足或体系建设不全，导致数字档案馆存在一定的合规性风险。

应对措施：在建设过程中，围绕档案法、信息安全法等，做好充分的合规性评估和风险控制，确保数字档案馆合法合规运营。

总而言之，建设数字档案馆是顺应潮流、适应时代发展的新举措，但在建设过程中难免会面临各种挑战和困境。凯立行作为专业的档案管理系统开发商，一直致力于为中央国家机关、政府单位、央企、高校、集团企业和其他组织提供档案咨询、档案信息化建设、档案数字化服务，可帮助客户克服技术、安全、管理和法律法规等方面的难题，推进数字档案馆的可持续发展。