众所周知，档案资料乃是任何一个企事业单位的知识财富与智力资源。在以往，各部门皆采用纸张资料来保存档案，这不仅耗费大量的人力物力，还极易因人员流动以及环境变化而致使档案丢失，难以完整且长期地保存。

伴随现代信息技术的不断发展，为档案资料的保管与高效利用提供了科学且有效的手段与工具——“数字化档案管理系统”。数字化档案综合管理系统集计算机技术、网络技术、大量影像数据管理技术、全文检索技术以及安全控制技术于一体。通过建立大量的影像数据库、电子目录库、全文信息库，以档案的目录信息、电子影像信息、电子文件信息、全文信息作为管理内容，实现数据采集、实体管理、安全管理、安全控制、日志管理等诸多功能，构建起一个能够完成从档案接收、数字化加工、电子文件归档、整理编目、信息发布、档案利用、库房管理到档案移交等全过程的计算机管理系统。

01.数字化档案管理系统的主要功能

档案的移交功能

档案来源丰富多样，不同档案管理机构之间可能会进行档案的交换或转移，同一组织内部的多个档案管理机构之间也可能存在此类情况。借助档案管理系统，能够快速且准确地定位档案信息，确保档案信息的严谨性与完整性。

档案的校正功能

档案归档后，档案信息通常不允许轻易修改或变更。然而，在档案管理的实际活动中，由于种种原因，可能需要对档案信息进行校正。利用档案管理系统，能够高效、准确地校正档案资料，既节省了时间，又提高了效率。

档案的鉴定功能

在档案的保管和利用过程中，档案可能会出现损坏、遗失、过保存期限后调整保管期、密级调整或开放等各种情况。档案管理系统会自动对档案保管期进行校验，对于接近或已过保管期限的档案，系统会自动提示相关业务人员。

档案的保存功能

由于有高端信息数据库技术作为强大支撑，档案管理系统中的数据可以自动安全地保存。即使在过程中出现问题，也可通过备份数据库还原出错前的档案信息，既安全又实用。

档案的销毁功能

在档案的保存和利用过程中，由于种种原因，有些档案需要销毁。档案的销毁必须经过严格的权限控制，并在严格的审批流程下进行。

02.利用档案管理将获得的益处

促进企事业档案资源的共享

对档案资源的管控突破了时空限制，档案管理员可以随时随地查看、修改、上传档案。

加强档案安全性

多层次、多方面的安全管控来确保档案的安全共享以及保存、使用。

省时省力

不必再为档案管理工作的繁杂而苦恼，因为档案管理系统会清晰的分类、即时调用、省时省力，方便快捷。

03.数字化档案管理系统的特点

(1)各种类型档案的全面、集中管理;

(2)基于浏览器的管理窗口;

(3)自动建立各种索引，方便查找;

(4)通过权限的设置来确保档案的安全性;

(5)用户的各种操作，档案的更新都有详细的记录。

04.适用行业

政府部门：扫描并管理政府档案、人事档案、公文、会议记录、审批文件等。

制造业：扫描并管理生产过程中的各种生产工单、定货单、供应商资料、ISO档案等。

物流业：扫描并管理客户签收的快递单、代收货款收据、报关单据、客户资料等。

金融服务业：扫描并管理大量的业务凭证、业务记录、信贷资料、客户详细资料等。

学校：扫描并管理学校教师、学生信息及学校平时各种档案、公文等。

医院：扫描并管理医院病人信息、药房信息等各部门档案、资料等。