“三合一” 制度是指在实践中形成的，以档案分类方案、文件材料归档范围和保管期限表三者合一的方式规范、指导档案从形成到利用全过程的科学管理。这种理念的核心是通过明确档案的类别归属、确定哪些文件材料应该归档以及规定它们的保存时长，构建一个完整的档案管理框架。

一、档案分类

1、分类的目的与重要性

档案分类是档案管理的基础环节。其目的是为了使档案条理化、系统化，便于后续的检索、利用和保管。合理的分类能够提高档案管理的效率，让档案管理人员和使用者能够快速定位到所需的档案。例如，在一个大型企业中，如果没有合理的档案分类，在查找一份多年前的合同文件时，就可能会像大海捞针一样困难。

2、分类方法

按来源分类：这是一种常见的分类方法，即根据档案的形成单位或部门进行分类。比如，在政府机关，可以将档案分为办公室文件、财务部门文件、业务科室文件等。这样的分类方式便于追溯档案的形成主体，了解各部门的工作情况。

按内容分类：按照档案所涉及的主题或业务内容进行分类。以学校档案为例，可以分为教学档案（如课程设置、教学计划等）、学生档案（如学生成绩、奖惩记录等）、人事档案（如教师招聘、考核等）等。这种分类方法有利于集中查找与某一主题相关的档案。

按时间分类：主要是按照档案形成的年度、季度、月份等时间顺序进行分类。例如，企业的财务档案可以按年度分类，这样便于财务审计等工作的开展，能够清晰地反映企业在不同时期的财务状况。

综合分类法：结合上述多种分类方法，如采用年度 - 机构 - 保管期限分类法或问题 - 年度 - 保管期限分类法等。这种方法更加灵活和实用，能够适应不同单位的复杂情况。以科研单位为例，可以采用项目 - 年度 - 保管期限分类法，先按科研项目分类，在每个项目下再按年度划分，最后根据保管期限确定档案的存放位置。

二、归档范围

1、确定原则

具有保存价值：这是确定归档范围的首要原则。判断一份文件材料是否有保存价值，需要考虑其是否对单位的工作、历史记录、权益维护等方面有参考作用。例如，对于企业来说，一份重要的商业合同显然具有保存价值，因为它涉及企业的经济利益和法律责任；而一些临时性的通知，如关于一次内部会议的临时调整通知，如果没有特殊意义，可能就不在归档范围之内。

反映工作活动过程和结果：归档的文件材料应该能够完整地反映单位的各项工作活动。以工程项目为例，不仅要归档项目的最终验收报告，还要包括项目的可行性研究报告、设计图纸、施工过程中的变更通知等，这样才能全面展现项目从筹备到完成的整个过程。

具体范围示例

文书档案：包括单位的收发文、会议文件、工作计划和总结等。例如，政府机关的红头文件、会议纪要等都属于文书档案的归档范围。这些文件记录了单位的行政管理活动和决策过程。

业务档案：因单位性质不同而各异。对于医院来说，病历档案是重要的业务档案；对于设计院来说，设计图纸和项目文档是主要的业务档案。这些档案反映了单位的核心业务活动和业务成果。

财务档案：如会计凭证、财务报表、审计报告等。财务档案对于单位的财务管理、经济核算以及税务审计等工作具有至关重要的作用，是单位经济活动的重要记录。

人事档案：包括员工的个人简历、招聘录用文件、考核评价、工资待遇等材料。人事档案是单位进行人力资源管理的重要依据，涉及员工的个人权益和单位的人事管理工作。

三、保管期限

1、划分依据

法规和政策要求：国家和地方对于不同类型的档案有相应的保管期限规定。例如，涉及国家重大建设项目的档案，根据国家档案管理法规，可能需要长期甚至永久保存；而一般性的事务性文件可能只需要短期保存。

单位自身需求：单位根据自身的工作特点和未来发展需要来确定档案的保管期限。比如，一个具有悠久历史的文化机构，可能会对一些能够反映其发展历程的档案，如早期的活动策划文件、重要人物的往来信件等，规定较长的保管期限，以便用于文化传承和历史研究。

2、保管期限类型及示例

永久保存：一般适用于具有重要历史价值、对国家和社会有深远意义的档案。如国家机关的法律法规文件原始版本、重大历史事件的记录档案等。在企业中，像企业的成立文件、重要的专利技术文件等也可能属于永久保存的范畴。

定期保存（30 年、10 年等）：例如，行政机关的一般性公文，根据国家档案保管期限规定，可能确定为 10 年保管期限。企业的一些普通的业务往来文件，如一般性的采购合同，在完成相关经济业务活动后，根据企业内部规定，可能确定为 30 年的保管期限，用于可能出现的经济纠纷或审计等情况。

四、三者的关联性与协同管理

1、关联性体现

档案分类为归档范围的确定提供了框架。不同类别的档案有其相对应的归档范围，例如，在按内容分类的教学档案类别下，就可以明确教学计划、教学大纲、学生成绩等为其归档范围。

归档范围又直接影响保管期限的划分。具有重要保存价值、属于核心归档范围的档案，如单位的章程、重要合同等往往会被划分为永久保存或较长的定期保存期限；而一些一般性的、辅助性的文件，其保管期限可能较短。

2、协同管理策略

建立统一的档案管理制度：将档案分类、归档范围、保管期限的规定整合在一个管理制度中，明确各个环节的标准和流程。例如，在制度中详细列出按不同分类方法划分的档案类别，每个类别下的归档范围明细，以及对应的保管期限规定，让档案管理人员有章可循。

同步更新与维护：当单位的业务活动发生变化、国家法规政策调整或者档案管理技术更新时，要同步更新档案分类、归档范围和保管期限的相关内容。例如，随着电子政务的发展，政府机关可能会新增一些电子文件的归档类别，同时调整其保管期限和归档范围，以适应新的工作环境和要求。