改造实体档案室成为智能档案室的成本高低受多种因素影响，包括档案室的规模、智能化设备与软件的选择、改造的复杂程度等，以下是一些主要的成本构成及分析：

设备采购成本

档案管理系统软件：价格因功能和品牌而异。基础的档案管理软件可能数万元，功能全面、可定制化的高端软件则可能数十万元甚至更高。

智能存储设备：如密集架、智能货架等，根据档案室的空间大小和存储需求，成本会有较大差异。一般来说，一套普通的智能密集架价格在数万元到十几万元不等，如果需要高精度的自动化存储设备，成本会更高。

数字化设备：包括扫描仪、数码相机等，用于将纸质档案转化为电子档案。专业的高速扫描仪价格在数万元左右，普通的桌面扫描仪则相对便宜，几千元即可。

环境监测与控制设备：如温湿度传感器、空调、除湿机等，这部分成本也因设备的品牌、规格和数量而有所不同，可能从几万元到十几万元。

系统集成与软件开发成本

如果需要将不同的设备和软件系统进行集成，以实现智能化管理的无缝对接，可能需要支付一定的系统集成费用。此外，根据企业的特殊需求进行定制化软件开发，成本也会有所增加，这部分费用可能在几万元到几十万元之间。

基础设施改造费用

为了适应智能设备的运行，可能需要对档案室的电力、网络、装修等基础设施进行改造。例如，增加电力容量、铺设高速网络线路、进行防静电地板铺设等，这部分费用根据档案室的实际情况而定，可能在几万元到数十万元之间。

人员培训成本

为了让档案管理人员能够熟练操作智能档案室的设备和系统，需要进行专业的培训。培训费用包括邀请专业讲师、组织内部培训课程等，虽然相对其他成本来说较低，但也是不可忽视的一部分，可能在数千元到上万元不等。

数据迁移与整理成本

将实体档案的信息进行数字化处理并迁移到新的智能管理系统中，需要耗费大量的人力和时间。如果档案数量庞大，还可能需要聘请专业的数据录入人员，这部分成本可能在几万元到十几万元之间。

总体而言，对于小型企业或档案数量较少的单位，改造实体档案室成为智能档案室的成本可能相对较低，十几万元到几十万元左右即可完成。而对于大型企业、政府机构或档案数量众多的单位，由于需要更先进的设备、更复杂的系统集成和大量的数据处理，成本可能会高达数百万元甚至更高。